Créer une expédition

Une expédition regroupe tout ce que vous envoyez en une fois à un même destinataire : un colis ou plusieurs. Ce pas-à-pas présente les deux façons d’en créer une dans l’application Zippendo : une expédition autonome que vous saisissez vous-même, et une expédition créée à partir d’une commande arrivée de votre boutique en ligne. Créer une expédition n’achète pas l’étiquette. La nouvelle expédition est enregistrée avec le statut En attente. Vous l’envoyez au transporteur dans un second temps avec Envoyer l’expédition. Cette étape est décrite plus bas et dans Étiquettes et impression.

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Où créer une expédition

Il n’y a pas de bouton Créer une expédition sur le Tableau de bord lui-même. Depuis le Tableau de bord, ouvrez Expéditions dans la barre latérale, ou cliquez sur Total des expéditions ou En transit pour accéder à la liste. Utilisez l’un de ces points de départ :

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Avant de commencer

• Adresse de l’expéditeur : ajoutée sous Paramètres → Adresses (ouvrez Paramètres depuis le menu de l’organisation en bas de la barre latérale → Gérer). C’est l’adresse « de départ » sur l’étiquette.
• Transporteur : au moins un connecté sous Transporteurs. Les offres que vous pouvez choisir viennent de ce transporteur (par exemple GLS PrivateDelivery ou PostNord MyPack).
• Canal de vente : facultatif. Vous n’en avez pas besoin pour une expédition autonome.

Vous ne choisissez pas de tarif sur cet écran. Le formulaire demande un Transporteur et une Offre transporteur, pas un tarif. Les prix que vos clients voient en caisse se configurent séparément. Voir Caisse.

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Créer une expédition autonome

Ouvrez Expéditions → Créer une expédition. La page s’appelle Créer une expédition. Le formulaire comporte deux colonnes : les paramètres à gauche, Parties et Colis à droite.

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Champs obligatoires

L’e-mail et le téléphone d’une partie sont facultatifs. De nombreux transporteurs veulent quand même le numéro de téléphone du destinataire pour envoyer les avis de livraison.

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Choisir une offre transporteur

Après avoir choisi un transporteur, ouvrez Offre transporteur * et choisissez avec quoi vous voulez expédier : livraison à domicile, livraison en point relais, express, ou une offre retour sur une expédition entrante. La liste affiche le nom de chaque offre et une courte description. Elle n’affiche pas de prix. Si aucune offre ne correspond au type choisi, Zippendo affiche Aucune offre transporteur disponible, ou vous indique que le transporteur n’a pas d’offre de ce type. Les règles d’expédition peuvent choisir le transporteur et l’offre à votre place, afin que vous ne les choisissiez pas à la main à chaque fois. C’est surtout utile lorsque vous créez des expéditions à partir de commandes.

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Colis, articles et douane

Cliquez sur Ajouter un colis pour ouvrir la fenêtre Ajouter un colis. Le poids, les dimensions et les Lignes de commande se saisissent ici. Chaque ligne de commande a SKU, Quantité *, Description, Prix unitaire, Devise, TVA (%), Emplacement, Pays d’origine et Code tarifaire. Pays d’origine et Code tarifaire comptent lorsqu’un colis nécessite une déclaration en douane. Conditions de livraison sous Informations générales est l’Incoterm imprimé sur ces documents. Cliquez sur Ajouter une ligne de commande si un colis contient plus d’un produit. Cliquez de nouveau sur Ajouter un colis pour un deuxième carton.

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Créer à partir d’une commande existante

Utilisez cette méthode lorsque la commande contient déjà le client, l’adresse et les lignes de commande. Ouvrez Commandes, puis la commande. Vous ne pouvez créer une expédition que pour une commande qui n’est ni Expédiées ni Annulée. Pour ces commandes, Créer une expédition est masqué. Une fois que la commande a sa première expédition, le bouton en haut devient Envoyer la commande. Il envoie chaque expédition En attente ou en Erreur de la commande. Pour ajouter une autre expédition (une scission, un deuxième carton, un envoi ultérieur), allez dans la section Expéditions de la commande et cliquez sur Ajouter une expédition.

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Autonome ou à partir d’une commande

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Points relais et enlèvement

Certaines offres livrent dans un point relais (une boutique ou une consigne automatique où le destinataire récupère le colis) au lieu de la porte. Sur le formulaire autonome, choisissez une offre avec point relais (par exemple GLS ShopDelivery). La section Point relais apparaît. Elle reste vide tant que le destinataire n’a pas d’adresse, de code postal, de ville et de pays. Dès qu’ils sont renseignés, Zippendo choisit le point relais le plus proche pour vous. Changer de point relais ouvre la liste complète des points relais proches avec une carte. Lorsque vous créez à partir d’une commande, le même choix apparaît dans la fenêtre sous Point relais *. Zippendo renseigne généralement le point relais le plus proche. Utilisez Changer de point relais pour en choisir un autre. Créer une expédition reste grisé tant qu’un point relais n’est pas sélectionné. Si la recherche échoue ou ne trouve rien, vérifiez l’adresse du destinataire et cliquez sur Réessayer. Plus d’informations : Recherche de points relais. Un enlèvement (le transporteur collecte les colis chez vous) est autre chose : c’est un service de certaines offres. L’ajout d’un service d’enlèvement ouvre Détails de l’enlèvement, où vous choisissez une date, une plage horaire (matin, après-midi, soir, toute la journée, ou vos propres horaires) et, si vous le souhaitez, des instructions pour le chauffeur. Vous pouvez aussi planifier un enlèvement plus tard pour des expéditions déjà envoyées.

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Sortante ou entrante (expéditions retour)

Type dans le formulaire vaut Sortante ou Entrante.

• Sortante : vous expédiez au client. L’adresse que vous choisissez renseigne l’Expéditeur. Des offres telles que GLS PrivateDelivery apparaissent. Seules les adresses marquées Expéditeur sont listées.
• Entrante : le colis revient chez vous. L’adresse que vous choisissez renseigne le Destinataire (votre entrepôt). Seules les offres retour apparaissent (par exemple GLS ShopReturn), et seules les adresses marquées Retour sont listées.

La fenêtre Créer une expédition d’une commande crée toujours une expédition sortante. Pour un retour après livraison, ouvrez l’expédition envoyée et cliquez sur Créer une expédition retour. Ce bouton nécessite une règle d’expédition de retour. Voir Retours.

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Quand le formulaire ne s’enregistre pas

S’il manque quelque chose, Créer une expédition n’enregistre pas. Un message indique le premier problème. Les problèmes liés aux parties peuvent aussi s’afficher dans un encadré Corrigez d’abord ces points. Messages courants et comment les corriger : Dans la fenêtre Créer une expédition d’une commande, le bouton Créer une expédition reste grisé tant que l’adresse, le transporteur et l’offre ne sont pas définis (ou qu’une règle d’expédition n’est pas utilisée), et tant qu’un point relais n’est pas sélectionné lorsque l’offre en demande un.

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Enregistrer ou envoyer (obtenir l’étiquette)

Il n’y a pas de bouton « enregistrer comme brouillon » séparé. Créer une expédition enregistre l’expédition avec le statut En attente. En pratique, c’est votre brouillon : vous pouvez encore modifier les adresses, le transporteur, les colis et les imprimantes. Envoyer l’expédition est une étape distincte. Elle envoie l’expédition au transporteur, récupère l’étiquette et l’imprime si des imprimantes sont définies. Sur la commande, Envoyer la commande envoie en une seule fois toutes les expéditions prêtes. Suite : Étiquettes et impression et Suivi.

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Après la création

L’expédition apparaît dans Expéditions. Recherchez-la par référence ou par numéro de suivi. Si elle appartient à une commande, elle apparaît aussi dans la section Expéditions de cette commande. Statuts que vous verrez (liste complète : Statuts des expéditions) :

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S’il manque quelque chose

• Aucune adresse : sur une expédition autonome, choisissez une adresse d’expéditeur ou renseignez les parties à la main. À partir d’une commande : la commande a besoin d’une adresse de livraison, et votre entrepôt doit être ajouté sous Paramètres → Adresses.
• Douane : définissez Conditions de livraison, et sur chaque ligne de commande renseignez Pays d’origine et Code tarifaire. Les documents de douane apparaissent sous Documents après l’envoi, lorsque l’expédition en a besoin.
• Points relais : renseignez l’adresse complète du destinataire, choisissez une offre avec point relais, puis Sélectionner un point relais.
• Retour ou sortante : réglez Type sur Entrante pour une étiquette de retour créée à la main, ou cliquez sur Créer une expédition retour sur une expédition sortante envoyée. Voir Retours.

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Suite

Champ par champ : Envoyer une expédition · Parties d’une expédition · Choisir un point relais · Douane et documents