Réduisez la liste des commandes ou des expéditions à ce que vous devez préparer aujourd’hui, puis enregistrez ce filtre comme une vue que toute votre équipe ouvre en un clic.
Chaque entrepôt pose toute la journée les mêmes quelques questions à la liste des commandes. Qu’est-ce qui attend d’être préparé pour la Suède et la Norvège ? Quelles commandes de plus de 1.000 kr. n’ont toujours pas d’expédition ? Qu’est-ce qui est arrivé depuis hier ? Ce tutoriel montre comment poser ces questions avec des filtres, les combiner, et enregistrer les plus utiles sous forme de vues pour que personne n’ait à les reconstruire le lendemain.Tout fonctionne de la même façon sur Orders et Shipments. Les captures d’écran utilisent la liste des commandes.
La liste Orders avec le bouton Filter à côté des filtres rapides
Il vous faut quelques commandes dans la liste. Si vous n’en avez pas encore, connectez d’abord votre boutique en ligne : Connecter des canaux de vente.
Tout membre de l’équipe qui peut ouvrir la liste peut la filtrer et enregistrer des vues.
Au-dessus du tableau, à côté de la zone de recherche, cliquez sur Filter. La liste de tout ce que vous pouvez filtrer s’ouvre : statut, canal de vente, pays, nom et e-mail du client, total de la commande, présence ou non d’une expédition, date de création ou de mise à jour, et bien plus.
Le bouton Filter ouvre la liste des champs filtrables
Commencez à taper dans Filter by… pour trouver un champ plus vite, ou utilisez les touches fléchées et Entrée.
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Choisir le champ à filtrer, puis cocher les valeurs
Choisissez Status, puis cochez Pending et Processing. Le filtre apparaît sous forme de petite étiquette au-dessus du tableau dès que vous cochez la première valeur, et la liste se met à jour derrière. Continuez à cocher ou décocher jusqu’à obtenir le résultat voulu, puis cliquez n’importe où à l’extérieur pour fermer le menu.
Cocher des valeurs ajoute aussitôt l'étiquette du filtre
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Ajouter un deuxième filtre
Cliquez sur le petit + à la fin des étiquettes et choisissez Country. Cochez Sweden et Norway. Les deux étiquettes sont reliées par le mot and, donc une commande doit correspondre aux deux pour rester dans la liste.
Deux étiquettes reliées par and : commandes pending ou processing à destination de la Suède ou de la Norvège
Le nombre affiché sur le bouton Filter indique combien de filtres sont actifs. Pour en retirer un, cliquez sur le × à la fin de son étiquette.
Chaque étiquette comporte trois parties : le champ, le mode de correspondance et la valeur. Cliquez sur la partie centrale pour changer le mode de correspondance :
Les listes comme Country : is any of ou is not any of. Avec une seule valeur choisie, elles deviennent is et is not.
Les textes comme Customer email : contains, does not contain, is, is not, starts with ou ends with.
Les montants comme Total amount : is, is not, is greater than, is at least, is less than ou is at most.
Les dates comme Created : is on or after, is on or before ou is on.
Tout champ qui peut être vide propose aussi is empty et is not empty.
Cliquez sur le milieu d'une étiquette pour changer son mode de correspondance
is not conserve les commandes pour lesquelles la valeur est absente. « Country is not Denmark » affiche aussi les commandes qui n’ont pas encore d’adresse, car elles ne sont pas non plus au Danemark. C’est généralement ce que vous voulez lorsque vous cherchez des problèmes.
3. Tout faire correspondre, ou une seule condition
Cliquez sur le mot and entre deux étiquettes : il devient or. Avec and, une commande doit correspondre à chaque étiquette. Avec or, une seule suffit.Quand vous avez besoin des deux dans le même filtre, regroupez certaines étiquettes. Cliquez sur Filter, choisissez Add filter group en bas, puis sélectionnez le premier champ du groupe. Le groupe s’affiche entre crochets avec son propre and / or. Utilisez le + à l’intérieur des crochets pour ajouter un autre filtre au groupe.
Un groupe entre crochets : pending ou processing, et à destination de la Suède ou de la Norvège
Les dates disposent de raccourcis : Today, Yesterday, 1 week ago, 2 weeks ago, 1 month ago et 3 months ago, ou Custom date… pour choisir un jour dans le calendrier. « Created is on or after 1 week ago » donne les sept derniers jours.
Raccourcis de date pour le champ Created
Les raccourcis suivent le calendrier. Une vue enregistrée avec 1 week ago signifie toujours « les sept derniers jours » quand vous l’ouvrez le mois prochain. Un Custom date… reste fixé sur ce jour.
Quand un filtre vaut la peine d’être conservé, enregistrez-le.
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Cliquer sur Save view
À l’extrémité droite des étiquettes, cliquez sur Save view.
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La nommer et choisir qui la voit
Donnez à la vue un Name court que votre équipe reconnaîtra, ajoutez une Description (optional) (description facultative) si cela aide, et sous Who can see it choisissez Only me ou Everyone in the organization (tous les membres de l’organisation). Cliquez sur Save view.
Enregistrement du filtre comme vue partagée nommée Nordic orders to pack
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L'ouvrir depuis la barre
Les vues enregistrées apparaissent sous forme d’onglets au-dessus des filtres, après All orders. Cliquez sur un onglet pour charger son filtre. L’onglet actif est mis en évidence, et la petite icône indique si la vue est partagée ou personnelle.
La barre des vues avec la vue partagée Nordic orders to pack ouverte
Le filtre figure aussi dans l’adresse de la page. Copiez le lien depuis votre navigateur et envoyez-le à un collègue : il arrive sur la même liste filtrée, même sans vue enregistrée.
Ouvrez une vue et modifiez son filtre. La barre signale la vue comme Edited et propose trois choix :
Reset rétablit le filtre enregistré.
Save changes met à jour la vue pour tous ceux qui peuvent la voir.
Save as new view conserve l’original et enregistre vos modifications comme seconde vue.
Une vue modifiée : Reset, Save as new view et Save changes
Le petit menu d’un onglet de vue permet de la Rename, de la faire passer de Share with the organization à Make personal, ou de la Delete.
Le menu d'un onglet de vue
Supprimer une vue partagée la retire pour tous ceux qui pouvaient la voir. Les commandes elles-mêmes ne sont jamais touchées par ce que vous faites avec les filtres ou les vues.
La liste Shipments a son propre bouton Filter avec les champs des expéditions : Status, Tracking status, Direction, Carrier, Product, Order channel, Shipping rule, Receiver country, Reference, Tracking number, Has order, Has documents, Created et Updated. Ses vues enregistrées sont conservées séparément de celles des commandes, et le premier onglet est All shipments.
Expéditions filtrées sur les expéditions sortantes pending ou processing
Si un filtre ne laisse rien, le tableau affiche No orders match these filters (aucune commande ne correspond à ces filtres) et propose Clear filters. Cela ne signifie pas que vos commandes ont disparu.
Aucune commande ne correspond à ces filtres, avec un bouton Clear filters
Votre organisation peut conserver jusqu’à 50 vues enregistrées sur chaque liste.
Si votre organisation utilise des marques, une vue enregistrée pendant que vous consultez une marque n’apparaît que dans cette marque et dans la vue de toute l’organisation. Dans une marque, le champ Brand n’est pas proposé, puisque chaque commande y appartient déjà à cette marque.
Les vues personnelles ne sont qu’à vous. Aucun autre membre de l’équipe ne les voit, administrateurs compris.
