Een zending aanmaken

Een zending is alles wat je in één keer naar één ontvanger stuurt: één pakket of meer. Deze rondleiding behandelt beide manieren om er in de Zippendo-app een aan te maken: een losse zending die je zelf invult, en een zending die is aangemaakt vanuit een bestelling uit je webshop. Een zending aanmaken koopt het verzendlabel niet. De nieuwe zending wordt opgeslagen als In afwachting. Je verzendt hem in een tweede stap naar de vervoerder met Zending verzenden. Die stap staat hieronder en in Verzendlabels en printen.

Je hebt minstens één afzenderadres en één gekoppelde vervoerder nodig voordat je een zending kunt aanmaken. Als er een ontbreekt, zegt het formulier of venster dat. Voeg ze eerst toe.

Waar je een zending aanmaakt

Er is geen knop Zending aanmaken op het Dashboard zelf. Open vanaf het Dashboard Zendingen in de zijbalk, of klik op Totaal zendingen of Onderweg om naar de lijst te springen.

Dashboard met Totaal zendingen, Onderweg en het onderdeel Zendingen in de zijbalk — Open Zendingen vanuit de zijbalk, of klik op Totaal zendingen op het Dashboard

Gebruik een van deze beginpunten:

Je begint bij	Waarop je klikt
De lijst Zendingen	Zending aanmaken bovenaan de pagina
Een lege lijst Zendingen	Zending aanmaken midden op de pagina
De lijst Bestellingen	Zending aanmaken in het menu ⋯ op de rij van een bestelling (elke bestelling die niet Uitgevoerd of Geannuleerd is)
Een bestelling zonder zendingen	Zending aanmaken bovenaan de bestelling
Het onderdeel Zendingen van een bestelling (de bestelling heeft al zendingen)	Zending toevoegen

Zendingenlijst met de knop Zending aanmaken bovenaan — Klik op Zending aanmaken in de lijst Zendingen

Aanmaken vanuit een bestelling gaat sneller: Zippendo kopieert de klant, het afleveradres en de bestelregels. Een losse zending is voor eenmalige zendingen, monsters, of alles wat nooit een bestelling was.

Voordat je begint

Afzenderadres: toegevoegd onder Instellingen → Adressen (open Instellingen via het organisatiemenu onderaan de zijbalk → Beheren). Het is het afzenderadres op het verzendlabel.
Vervoerder: minstens één gekoppeld onder Vervoerders. De verzendproducten die je kunt kiezen, komen van die vervoerder (bijvoorbeeld GLS PrivateDelivery of PostNord MyPack).
Verkoopkanaal: optioneel. Voor een losse zending heb je er geen nodig.

Je kiest op dit scherm geen prijs. Het formulier vraagt om een Vervoerder en een Verzendproduct, geen tarief. De prijzen die je klanten in de checkout zien, stel je apart in. Zie Checkout.

Een losse zending aanmaken

Open Zendingen → Zending aanmaken. De pagina heet Zending aanmaken. Het formulier heeft twee kolommen: instellingen links, Partijen en Pakketten rechts.

Basisgegevens

Vul Referentie * in (verplicht, bijvoorbeeld ORDER-12345). Stel Type * in op Uitgaand (naar een klant) of Inkomend (een retourzending die naar jou terugkomt).Kies een Afzenderadres om de afzender voor je in te vullen, of laat Geen (zelf invullen) staan en typ de afzender onder Partijen. Leveringsvoorwaarden is DAP tenzij je het wijzigt. Wijzig het als de douane een andere Incoterm nodig heeft.

Vervoerderinstellingen

Kies een Vervoerder *, dan een Verzendproduct *. De lijst met verzendproducten toont alleen verzendproducten die bij het Type passen: uitgaande verzendproducten voor Uitgaand, retourproducten voor Inkomend. Nadat je een verzendproduct hebt gekozen, kan Zippendo tonen:

Het gewicht dat het verzendproduct toestaat (bijvoorbeeld “Gewicht: 0.1 - 31.5 kg”).
Extra diensten die je kunt toevoegen, zoals een melding per e-mail of een ophaalopdracht.
Extra gegevens voor de vervoerder die dit verzendproduct nodig heeft.

Partijen

Je hebt zowel een Afzender als een Ontvanger nodig. Als je een afzenderadres kiest, wordt de afzender voor je ingevuld.Je kunt ook Facturatie, Retour of Vrachtbetaler toevoegen. Zet Ontvangstadres als factuuradres gebruiken of Afzenderadres als retouradres gebruiken aan als die adressen hetzelfde zijn.

Pakketten

Klik op Pakket toevoegen. Het venster Pakket toevoegen opent. Vul Gewicht *, Gewichtseenheid * en Afmetingen (cm) * (lengte, breedte en hoogte) in. Voeg minstens één bestelregel toe met Bestelregel toevoegen: het aantal moet minstens 1 zijn, en je kunt SKU leeg laten. Klik op Opslaan.Klik voor elke extra doos opnieuw op Pakket toevoegen. Elk pakket krijgt een eigen verzendlabel als je verzendt.

Optionele onderdelen

Printerinstellingen: kies een Labelprinter en een Documentprinter zodat het verzendlabel wordt geprint als je verzendt. Laat Geen staan om het later te downloaden.Ophaalgegevens: verschijnt alleen als je een ophaaldienst toevoegt. Vul Ophaaldatum *, Tijdvak * en, als je wilt, Speciale instructies (optioneel) in.Afhaalpunt: verschijnt alleen als het verzendproduct bij een afhaalpunt bezorgt (bijvoorbeeld GLS ShopDelivery). Vul eerst het volledige adres van de ontvanger in. Zippendo kiest dan het dichtstbijzijnde afhaalpunt, dat je kunt wijzigen.

Zending aanmaken

Klik bovenaan de pagina op Zending aanmaken. Een melding bevestigt Zending aangemaakt, en een venster biedt Zendingen bekijken aan. De zending is In afwachting: hij is nog niet naar de vervoerder gestuurd.

Verplichte velden

Onderdeel	Verplicht
Referentie	Ja, bij een losse zending
Type	Ja: Uitgaand of Inkomend
Vervoerder en Verzendproduct	Ja
Afzender en Ontvanger	Ja: naam, adresregel 1, postcode, plaats en een landcode van 2 letters
Pakketten	Minstens één pakket met minstens één bestelregel
Afhaalpunt	Ja, als het verzendproduct bij een afhaalpunt bezorgt
Ophaaldatum en Tijdvak	Ja, als je een ophaaldienst toevoegt
Afzenderadres, printers, extra partijen, extra diensten	Optioneel

E-mail en telefoon bij een partij zijn optioneel. Veel vervoerders willen toch het telefoonnummer van de ontvanger om bezorgberichten te sturen.

Een verzendproduct kiezen

Nadat je een vervoerder hebt gekozen, open je Verzendproduct * en kies je waarmee je wilt verzenden: thuisbezorging, bezorging bij een afhaalpunt, express, of een retourproduct bij een inkomende zending.

Vervoerderinstellingen met GLS Denmark geselecteerd en de lijst met verzendproducten open — Kies een verzendproduct nadat je de vervoerder hebt geselecteerd. De lijst toont alleen verzendproducten die bij Uitgaand of Inkomend passen

De lijst toont de naam en een korte omschrijving van elk verzendproduct. Hij toont geen prijs. Als er geen verzendproducten zijn die bij het gekozen type passen, toont Zippendo Geen verzendproducten beschikbaar, of zegt dat de vervoerder geen verzendproducten van dat type heeft. Verzendregels kunnen de vervoerder en het verzendproduct voor je kiezen, zodat je ze niet elke keer met de hand kiest. Dat helpt het meest als je zendingen aanmaakt vanuit bestellingen.

Pakketten, artikelen en douane

Klik op Pakket toevoegen om het venster Pakket toevoegen te openen. Gewicht, afmetingen en Bestelregels vul je hier in.

Pakketvenster met gewicht, afmetingen, SKU, aantal, land van herkomst en tariefnummer — Het pakketvenster: gewicht, afmetingen, bestelregels en douanevelden

Elke bestelregel heeft SKU, Aantal *, Omschrijving, Stukprijs, Valuta, Btw %, Locatie, Land van herkomst en Tariefnummer. Land van herkomst en Tariefnummer zijn belangrijk als een pakket een douaneaangifte nodig heeft. Leveringsvoorwaarden onder Basisgegevens is de Incoterm die op die documenten wordt gedrukt. Klik op Bestelregel toevoegen als één pakket meer dan één product bevat. Klik opnieuw op Pakket toevoegen voor een tweede doos.

Je splitst een zending of verplaatst artikelen tussen dozen nadat de zending bestaat, niet op dit formulier. Bij een zending die Concept of In afwachting is, kun je Zending splitsen (bestelregels naar een nieuwe zending verplaatsen) of Pakketten herverdelen (bestelregels tussen dozen verplaatsen) gebruiken. Zie Zending splitsen.

Aanmaken vanuit een bestaande bestelling

Gebruik dit als de bestelling al de klant, het adres en de bestelregels heeft. Open Bestellingen en dan de bestelling.

Bestellijst met bestelnummers, klanten en statussen — De lijst Bestellingen. Open een bestelling in afwachting om de zending ervan aan te maken

Je kunt alleen een zending aanmaken voor een bestelling die niet Uitgevoerd of Geannuleerd is. Bij die bestellingen is Zending aanmaken verborgen.

Open de bestelling

Klik op de bestelling, of kies Zending aanmaken in het menu ⋯ op de rij. Bij een bestelling zonder zendingen is de knop bovenaan Zending aanmaken.

Zending aanmaken

Het venster Zending aanmaken opent. Het toont het aantal artikelen en Verzenden naar: met de naam, plaats en het land van de ontvanger uit de bestelling.

Kies hoe je verzendt

Als de bestelling een verzendregel heeft: Zippendo gebruikt de vervoerder, het verzendproduct, de extra diensten en het afzenderadres van die regel. Klik op Vervoerder liever zelf instellen om iets anders te kiezen.Als er geen regel is: kies een Afzenderadres, een Vervoerder en een Verzendproduct.

Afhaalpunt (indien nodig)

Verzendproducten die bij een afhaalpunt bezorgen, tonen Afhaalpunt *. Zippendo vult meestal het dichtstbijzijnde in. Om een ander te kiezen, klik je op Afhaalpunt wijzigen (of Afhaalpunt kiezen als er geen is ingevuld), kies je een punt in de buurt van de ontvanger en klik je op Keuze bevestigen.

Zending aanmaken

Klik op Zending aanmaken. De partijen en pakketten komen uit de bestelling, dus je typt ze niet opnieuw in. De zending wordt aan de bestelling gekoppeld en verschijnt in het onderdeel Zendingen van de bestelling.

Venster Zending aanmaken met het aantal artikelen, het afleveradres en de vervoerdervelden — Het venster Zending aanmaken voor een bestelling: adres, vervoerder en verzendproduct

Zodra de bestelling zijn eerste zending heeft, wordt de knop bovenaan Bestelling verzenden. Die verzendt elke zending van de bestelling die In afwachting of Fout is. Om nog een zending toe te voegen (een splitsing, een tweede doos, een latere verzending), ga je naar het onderdeel Zendingen van de bestelling en klik je op Zending toevoegen.

Als je altijd op dezelfde manier verzendt, geef de bestelling dan eerst een verzendregel. Het venster Zending aanmaken gebruikt dan de regel en je klikt maar één keer. Zie Verzendregels.

Los of vanuit een bestelling

	Los (Zendingen → Zending aanmaken)	Vanuit een bestelling
Ontvanger en artikelen	Je vult Partijen en Pakketten in	Gekopieerd uit de bestelling
Referentie	Je typt die	Overgenomen van de bestelling
Vervoerder en verzendproduct	Je kiest ze, of past een verzendregel toe nadat je de zending hebt aangemaakt	Je kiest ze, of de verzendregel van de bestelling vult ze in
Gekoppeld aan een bestelling	Nee	Ja, vermeld in het onderdeel Zendingen van de bestelling
Het beste voor	Eenmalige zendingen, monsters, voorraad verplaatsen tussen magazijnen	Dagelijkse orderverwerking

Afhaalpunten en ophaalopdrachten

Sommige verzendproducten bezorgen bij een afhaalpunt (een winkel of pakketautomaat waar de ontvanger het pakket afhaalt) in plaats van aan de deur. Kies in het losse formulier een afhaalpuntproduct (bijvoorbeeld GLS ShopDelivery). Het onderdeel Afhaalpunt verschijnt. Het blijft leeg tot de ontvanger een adres, postcode, plaats en land heeft. Zodra die zijn ingevuld, kiest Zippendo het dichtstbijzijnde afhaalpunt voor je. Afhaalpunt wijzigen opent de volledige lijst met afhaalpunten in de buurt met een kaart.

GLS ShopDelivery geselecteerd en het onderdeel Afhaalpunt met het geselecteerde afhaalpunt, de afstand en een knop Afhaalpunt wijzigen — Het onderdeel Afhaalpunt met het dichtstbijzijnde afhaalpunt al geselecteerd

Als je aanmaakt vanuit een bestelling, verschijnt dezelfde keuze in het venster als Afhaalpunt *. Zippendo vult meestal het dichtstbijzijnde afhaalpunt in. Gebruik Afhaalpunt wijzigen om een ander te kiezen. Zending aanmaken blijft grijs tot er een afhaalpunt is geselecteerd.

Venster Zending aanmaken met GLS ShopDelivery en een geselecteerd afhaalpunt — Afhaalpunt is verplicht bij een afhaalpuntproduct. Het dichtstbijzijnde is ingevuld

Als het zoeken mislukt of niets vindt, controleer dan het adres van de ontvanger en klik op Opnieuw proberen. Meer hierover: Zoeken naar afhaalpunten. Een ophaalopdracht (de vervoerder haalt pakketten bij jou op) is iets anders: het is een dienst bij sommige verzendproducten. Een ophaaldienst toevoegen opent Ophaalgegevens, waar je een datum kiest, een tijdvak (ochtend, middag, avond, hele dag, of je eigen tijden) en, als je wilt, instructies voor de chauffeur. Je kunt later ook een ophaalopdracht plannen voor zendingen die je al hebt verzonden.

Uitgaand of inkomend (retourzendingen)

Type op het formulier is Uitgaand of Inkomend.

Basisgegevens met Type ingesteld op Inkomend en Ontvangstadres — Stel Type in op Inkomend om een retourzending aan te maken. Het adresveld wordt Ontvangstadres

Uitgaand: je verzendt naar de klant. Het adres dat je kiest, vult de Afzender in. Verzendproducten zoals GLS PrivateDelivery verschijnen. Alleen adressen die als Afzender zijn gemarkeerd, staan in de lijst.
Inkomend: het pakket komt naar jou terug. Het adres dat je kiest, vult de Ontvanger in (je magazijn). Alleen retourproducten verschijnen (bijvoorbeeld GLS ShopReturn), en alleen adressen die als Retour zijn gemarkeerd, staan in de lijst.

Het venster Zending aanmaken bij een bestelling maakt altijd een uitgaande zending aan. Voor een retour na bezorging open je de verzonden zending en klik je op Retourzending aanmaken. Voor deze knop is een verzendregel voor retouren nodig. Zie Retouren.

Als het formulier niet wordt opgeslagen

Als er iets ontbreekt, wordt Zending aanmaken niet opgeslagen. Een melding toont het eerste probleem. Problemen met de partijen kunnen ook in een vak Los dit eerst op verschijnen.

Formulier Zending aanmaken met Referentie is verplicht en Minstens één partij is verplicht — Een leeg formulier nadat je op Zending aanmaken hebt geklikt: een melding, een veldfout en het vak Los dit eerst op

Veelvoorkomende meldingen en hoe je ze oplost:

Melding	Wat je doet
Referentie is verplicht	Vul Referentie * in
Vervoerder is verplicht / Verzendproduct is verplicht	Kies een vervoerder en dan een verzendproduct
Een afzender is verplicht. Voeg een afzender toe onder Partijen. / Een ontvanger is verplicht. Voeg een ontvanger toe onder Partijen.	Voeg beide partijen toe, of kies een afzenderadres en voeg een ontvanger toe
Minstens één pakket is verplicht	Klik op Pakket toevoegen en sla het pakket op
Minstens één bestelregel is verplicht	Voeg een bestelregel toe aan het pakket (aantal 1 of meer)
Naam is verplicht, Adresregel 1 is verplicht, Postcode is verplicht of Plaats is verplicht	Vul het adres van de partij aan
Landcode moet uit 2 tekens bestaan	Gebruik een code zoals `DK`, `SE` of `DE`, niet “Denemarken”
Voeg eerst een ontvangstadres toe om afhaalpunten in de buurt te vinden.	Vul de ontvanger in en kies dan een afhaalpunt
Nog geen afzenderadressen. Voeg er een toe op het tabblad Adressen in Instellingen. / Nog geen vervoerders gekoppeld	Voeg een afzenderadres toe en koppel een vervoerder

In het venster Zending aanmaken bij een bestelling blijft de knop Zending aanmaken grijs tot het adres, de vervoerder en het verzendproduct zijn ingesteld (of een verzendregel wordt gebruikt), en tot een afhaalpunt is geselecteerd als het verzendproduct er een nodig heeft.

Opslaan of verzenden (het verzendlabel krijgen)

Er is geen aparte knop “opslaan als concept”. Zending aanmaken slaat de zending op als In afwachting. In de praktijk is dat je concept: je kunt nog steeds de adressen, vervoerder, pakketten en printers wijzigen. Zending verzenden is een aparte stap. Die verzendt de zending naar de vervoerder, krijgt het verzendlabel terug en print het als er printers zijn ingesteld.

Zending verzenden en Bestelling verzenden gebruiken je account bij de vervoerder, dus de vervoerder kan je kosten in rekening brengen. Elke verzonden zending telt ook mee voor de zendingen die in je Zippendo-abonnement zijn inbegrepen. Controleer het adres, het gewicht en het verzendproduct voordat je verzendt. Je kunt een zending niet meer op dezelfde manier wijzigen zodra hij Verzonden is.

Een zending in afwachting met Zending verzenden bovenaan — Een zending In afwachting. Zending verzenden verzendt hem naar de vervoerder en haalt het verzendlabel op

Open de zending

Via Zendingen bekijken, de lijst Zendingen, of het onderdeel Zendingen van de bestelling.

Controleer de zendingspagina

Controleer de partijen, het verzendproduct, de pakketten en, indien nodig, het afhaalpunt. Je kunt alles herstellen zolang de status In afwachting, Concept of Fout is.

Zending verzenden

Klik op Zending verzenden. Als de zending Fout is, heet dezelfde knop Opnieuw verzenden. Als het verzenden lukt, verandert de status in Verzonden en verschijnt het verzendlabel onder Documenten.

Bij de bestelling verzendt Bestelling verzenden elke zending die klaar is, allemaal tegelijk. Hierna: Verzendlabels en printen en Track & trace.

Nadat je hebt aangemaakt

De zending verschijnt onder Zendingen. Zoek hem op referentie of trackingnummer. Als hij bij een bestelling hoort, verschijnt hij ook in het onderdeel Zendingen van die bestelling. Statussen die je zult zien (volledige lijst: Zendingsstatussen):

Status	Betekenis
Concept	Opgeslagen maar niet klaar om te verzenden. Je kunt hem nog wijzigen en splitsen. Nieuwe zendingen uit dit formulier beginnen als In afwachting, niet als Concept.
In afwachting	Aangemaakt maar nog niet verzonden. Klik op Zending verzenden.
In behandeling	Zippendo verzendt hem naar de vervoerder en haalt het verzendlabel op.
Verzonden	Naar de vervoerder gestuurd. Het pakket kan onderweg of bezorgd zijn.
Gedeeltelijk verzonden	Sommige pakketten zijn verzonden, andere niet.
In de wacht	Gepauzeerd door een automatisering met de actie Zending in de wacht zetten. Er is geen knop om in de wacht te zetten bij de zending zelf.
Fout	De vervoerder heeft de zending niet geaccepteerd. Lees de fout, herstel de gegevens en klik op Opnieuw verzenden.
Geannuleerd	Niet langer actief. Maak een nieuwe zending aan om dezelfde artikelen te verzenden.

Je bent klaar als de zending als In afwachting in de lijst staat. Printen en tracking beginnen na Zending verzenden.

Als er iets ontbreekt

Geen adres: kies bij een losse zending een afzenderadres of vul de partijen met de hand in. Vanuit een bestelling: de bestelling heeft een afleveradres nodig, en je magazijn moet zijn toegevoegd onder Instellingen → Adressen.
Douane: stel Leveringsvoorwaarden in en vul bij elke bestelregel Land van herkomst en Tariefnummer in. Douanedocumenten verschijnen onder Documenten nadat je hebt verzonden, als de zending ze nodig heeft.
Afhaalpunten: vul het volledige adres van de ontvanger in, kies een afhaalpuntproduct en dan Afhaalpunt kiezen.
Retour of uitgaand: stel Type in op Inkomend voor een retourlabel dat je met de hand aanmaakt, of klik op Retourzending aanmaken bij een verzonden uitgaande zending. Zie Retouren.

Hierna

Verzendlabels en printen

Download, print of print het verzendlabel automatisch nadat je hebt verzonden.

Track & trace

Volg de zending nadat hij is verzonden.

Verzendregels

Laat Zippendo de vervoerder en het verzendproduct kiezen, zodat aanmaken vanuit een bestelling één klik kost.

Zendingsstatussen

Wat elke status betekent en wat je daarna doet.

Veld voor veld: Een zending verzenden · Partijen bij een zending · Een afhaalpunt kiezen · Douane en documenten

Aan de slag

Zendingen en verzendlabels

Bestellingen en verkoopkanalen

Magazijn

Automatisering

Account

Een zending aanmaken

Waar je een zending aanmaakt

Voordat je begint