Skapa en försändelse

En försändelse är allt du skickar till en mottagare på en gång: ett paket eller flera. Den här genomgången beskriver båda sätten att skapa en i Zippendo-appen: en fristående försändelse som du skriver in själv, och en försändelse som skapas från en order som kommit in från din webbutik. Att skapa en försändelse köper inte fraktetiketten. Den nya försändelsen sparas som Väntar. Du skickar den till transportören i ett andra steg med Skicka försändelse. Det steget beskrivs nedan och i Fraktetiketter och utskrift.

Du behöver minst en avsändaradress och en ansluten transportör innan du kan skapa en försändelse. Om någon av dem saknas får du veta det i formuläret eller fönstret. Lägg till dem först.

Var du skapar en försändelse

Det finns ingen knapp Skapa försändelse på Dashboard själv. Från Dashboard öppnar du Försändelser i sidomenyn, eller klickar på Försändelser totalt eller Under transport för att gå till listan.

Dashboard med Försändelser totalt, Under transport och Försändelser i sidomenyn — Öppna Försändelser i sidomenyn, eller klicka på Försändelser totalt på Dashboard

Använd någon av de här startpunkterna:

Du utgår från	Det här klickar du på
Listan Försändelser	Skapa försändelse högst upp på sidan
Tom lista Försändelser	Skapa försändelse mitt på sidan
Listan Ordrar	Skapa försändelse i menyn ⋯ på en orderrad (alla ordrar som inte är Expedierade eller Annullerad)
En order som inte har några försändelser än	Skapa försändelse högst upp på ordern
Avsnittet Försändelser på en order (ordern har redan försändelser)	Lägg till försändelse

Listan Försändelser med knappen Skapa försändelse högst upp — Klicka på Skapa försändelse i listan Försändelser

Det går snabbare att skapa från en order: Zippendo kopierar kunden, leveransadressen och orderraderna. En fristående försändelse är till för engångsförsändelser, prover eller sådant som aldrig var en order.

Innan du börjar

Avsändaradress: läggs till under Inställningar → Adresser (öppna Inställningar från organisationsmenyn längst ned i sidomenyn → Hantera). Det är ”från”-adressen på fraktetiketten.
Transportör: minst en ansluten under Transportörer. Fraktprodukterna du kan välja kommer från den transportören (till exempel GLS PrivateDelivery eller PostNord MyPack).
Orderkanal: valfritt. Du behöver ingen för en fristående försändelse.

Du väljer inget pris på den här skärmen. Formuläret frågar efter en Transportör och en Fraktprodukt, inte ett pris. Priserna som dina kunder ser i kassan ställs in separat. Se Kassa.

Skapa en fristående försändelse

Öppna Försändelser → Skapa försändelse. Sidan heter Skapa försändelse. Formuläret har två kolumner: inställningar till vänster, Parter och Paket till höger.

Grundinformation

Fyll i Referens * (obligatoriskt, till exempel ORDER-12345). Ställ in Typ * på Utgående (till en kund) eller Inkommande (en retursändning som kommer tillbaka till dig).Välj en Avsändaradress så fylls avsändaren i åt dig, eller lämna Ingen (manuell inmatning) och skriv avsändaren under Parter. Leveransvillkor är DAP om du inte ändrar det. Ändra det när tullen kräver en annan Incoterm.

Transportörsinställningar

Välj en Transportör *, sedan en Fraktprodukt *. Fraktproduktlistan visar bara fraktprodukter som passar Typ: utgående fraktprodukter för Utgående, returprodukter för Inkommande. När du har valt en fraktprodukt kan Zippendo visa:

Vikten som fraktprodukten tillåter (till exempel ”Vikt: 0.1 - 31.5 kg”).
Tilläggstjänster som du kan lägga till, till exempel en e-postavisering eller en upphämtning.
Extra uppgifter till transportören som fraktprodukten behöver.

Parter

Du behöver både en Avsändare och en Mottagare. Om du väljer en avsändaradress fylls avsändaren i åt dig.Du kan också lägga till Fakturering, Retur eller Fraktbetalare. Aktivera Använd mottagaradressen som faktureringsadress eller Använd avsändaradressen som returadress när adresserna är desamma.

Paket

Klicka på Lägg till paket. Fönstret Lägg till paket öppnas. Ange Vikt *, Viktenhet * och Mått (cm) * (längd, bredd och höjd). Lägg till minst en orderrad med Lägg till orderrad: antalet måste vara minst 1, och du kan lämna SKU tomt. Klicka på Spara.Klicka på Lägg till paket igen för varje extra låda. Varje paket får en egen fraktetikett när du skickar.

Valfria avsnitt

Skrivarinställningar: välj en Etikettskrivare och en Dokumentskrivare så att fraktetiketten skrivs ut när du skickar. Lämna Ingen för att ladda ned den senare.Upphämtningsdetaljer: visas bara om du lägger till en upphämtningstjänst. Ange Upphämtningsdatum *, Tidsfönster * och, om du vill, Särskilda instruktioner (valfritt).Ombud: visas bara om fraktprodukten levererar till ett ombud (till exempel GLS ShopDelivery). Fyll först i mottagarens fullständiga adress. Zippendo väljer då det närmaste ombudet, som du kan ändra.

Skapa försändelse

Klicka på Skapa försändelse högst upp på sidan. Ett meddelande bekräftar Försändelse skapad, och ett fönster erbjuder Visa försändelser. Försändelsen är Väntar: den har inte skickats till transportören än.

Obligatoriska fält

Område	Obligatoriskt
Referens	Ja, på en fristående försändelse
Typ	Ja: Utgående eller Inkommande
Transportör och Fraktprodukt	Ja
Avsändare och Mottagare	Ja: namn, adressrad 1, postnummer, ort och en landskod med 2 bokstäver
Paket	Minst ett paket med minst en orderrad
Ombud	Ja, när fraktprodukten levererar till ett ombud
Upphämtningsdatum och Tidsfönster	Ja, när du lägger till en upphämtningstjänst
Avsändaradress, skrivare, extra parter, tilläggstjänster	Valfritt

E-post och telefon för en part är valfria. Många transportörer vill ändå ha mottagarens telefonnummer för att skicka leveransaviseringar.

Välj en fraktprodukt

När du har valt en transportör öppnar du Fraktprodukt * och väljer vad du vill skicka med: hemleverans, leverans till ett ombud, express eller en returprodukt på en inkommande försändelse.

Transportörsinställningar med GLS Denmark vald och listan med fraktprodukter öppen — Välj en fraktprodukt när du har valt transportören. Listan visar bara fraktprodukter som passar Utgående eller Inkommande

Listan visar varje fraktprodukts namn och en kort beskrivning. Den visar inget pris. Om inga fraktprodukter passar den typ du valde visar Zippendo Inga fraktprodukter tillgängliga, eller berättar att transportören inte har några fraktprodukter av den typen. Fraktregler kan välja transportör och fraktprodukt åt dig, så att du slipper välja dem för hand varje gång. Det hjälper mest när du skapar försändelser från ordrar.

Paket, artiklar och tull

Klicka på Lägg till paket för att öppna fönstret Lägg till paket. Vikt, mått och Orderrader anges här.

Paketfönstret med vikt, mått, SKU, antal, ursprungsland och tulltaxenummer — Paketfönstret: vikt, mått, orderrader och tullfält

Varje orderrad har SKU, Antal *, Beskrivning, Styckpris, Valuta, Moms %, Plats, Ursprungsland och Tulltaxenummer. Ursprungsland och Tulltaxenummer är viktiga när ett paket behöver en tulldeklaration. Leveransvillkor under Grundinformation är den Incoterm som skrivs ut på de dokumenten. Klicka på Lägg till orderrad om ett paket innehåller fler än en produkt. Klicka på Lägg till paket igen för en andra låda.

Du delar en försändelse eller flyttar artiklar mellan lådor efter att försändelsen finns, inte i det här formuläret. På en försändelse som är Utkast eller Väntar kan du använda Dela försändelse (flytta orderrader till en ny försändelse) eller Fördela om paket (flytta orderrader mellan lådor). Se Dela försändelse.

Skapa från en befintlig order

Använd det här när ordern redan har kunden, adressen och orderraderna. Öppna Ordrar och sedan ordern.

Listan Ordrar med ordernummer, kunder och statusar — Listan Ordrar. Öppna en order som väntar för att skapa dess försändelse

Du kan bara skapa en försändelse för en order som inte är Expedierade eller Annullerad. För de ordrarna är Skapa försändelse dold.

Öppna ordern

Klicka på ordern, eller välj Skapa försändelse i menyn ⋯ på dess rad. På en order som inte har några försändelser än heter knappen högst upp Skapa försändelse.

Skapa försändelse

Fönstret Skapa försändelse öppnas. Det visar antalet artiklar och Skickas till: med mottagarens namn, ort och land från ordern.

Välj hur du skickar

Om ordern har en fraktregel: Zippendo använder regelns transportör, fraktprodukt, tilläggstjänster och avsändaradress. Klicka på Välj transportör manuellt i stället för att välja något annat.Om det inte finns någon regel: välj en Avsändaradress, en Transportör och en Fraktprodukt.

Ombud (om det behövs)

Fraktprodukter som levererar till ett ombud visar Ombud *. Zippendo fyller vanligtvis i det närmaste. Om du vill välja ett annat klickar du på Byt ombud (eller Välj ombud om inget är ifyllt), väljer en plats nära mottagaren och klickar sedan på Bekräfta val.

Skapa försändelse

Klicka på Skapa försändelse. Parterna och paketen kommer från ordern, så du skriver inte in dem igen. Försändelsen kopplas till ordern och visas i orderns avsnitt Försändelser.

Fönstret Skapa försändelse med antal artiklar, leveransadressen och transportörsfälten — Fönstret Skapa försändelse för en order: adress, transportör och fraktprodukt

När ordern har sin första försändelse blir knappen högst upp Skicka order. Den skickar varje försändelse på ordern som är Väntar eller Fel. Om du vill lägga till en till försändelse (en delning, en andra låda, en senare sändning) går du till orderns avsnitt Försändelser och klickar på Lägg till försändelse.

Om du skickar på samma sätt varje gång ger du ordern en fraktregel först. Fönstret Skapa försändelse använder då regeln, och du klickar bara en gång. Se Fraktregler.

Fristående eller från en order

	Fristående (Försändelser → Skapa försändelse)	Från en order
Mottagare och artiklar	Du fyller i Parter och Paket	Kopieras från ordern
Referens	Du skriver den	Hämtas från ordern
Transportör och fraktprodukt	Du väljer dem, eller tillämpar en fraktregel efter att du har skapat försändelsen	Du väljer dem, eller så fylls de i av orderns fraktregel
Kopplad till en order	Nej	Ja, listas i orderns avsnitt Försändelser
Passar bäst för	Engångsförsändelser, prover, flytt av lager mellan lager	Daglig orderhantering

Ombud och upphämtning

Vissa fraktprodukter levererar till ett ombud (en butik eller ett paketskåp där mottagaren hämtar paketet) i stället för till dörren. I det fristående formuläret väljer du en ombudsprodukt (till exempel GLS ShopDelivery). Avsnittet Ombud visas. Det förblir tomt tills mottagaren har adress, postnummer, ort och land. Så snart de är ifyllda väljer Zippendo det närmaste ombudet åt dig. Byt ombud öppnar hela listan över ombud i närheten med en karta.

GLS ShopDelivery vald och avsnittet Ombud med det valda ombudet, dess avstånd och en knapp Byt ombud — Avsnittet Ombud med det närmaste ombudet redan valt

När du skapar från en order visas samma val i fönstret som Ombud *. Zippendo fyller vanligtvis i det närmaste ombudet. Använd Byt ombud för att välja ett annat. Skapa försändelse är nedtonad tills ett ombud är valt.

Fönstret Skapa försändelse med GLS ShopDelivery och ett valt ombud — Ombud krävs för en ombudsprodukt. Det närmaste är ifyllt

Om sökningen misslyckas eller inte hittar något kontrollerar du mottagarens adress och klickar på Försök igen. Mer om detta: Sök efter ombud. En upphämtning (transportören hämtar paket hos dig) är något annat: det är en tjänst på vissa fraktprodukter. När du lägger till en upphämtningstjänst öppnas Upphämtningsdetaljer, där du väljer ett datum, ett tidsfönster (förmiddag, eftermiddag, kväll, hela dagen eller egna tider) och, om du vill, instruktioner till föraren. Du kan också boka en upphämtning senare för försändelser som du redan har skickat.

Utgående eller inkommande (retursändningar)

Typ i formuläret är Utgående eller Inkommande.

Grundinformation med Typ inställd på Inkommande och Mottagaradress — Ställ in Typ på Inkommande för att skapa en retursändning. Adressfältet blir Mottagaradress

Utgående: du skickar till kunden. Adressen du väljer fyller i Avsändare. Fraktprodukter som GLS PrivateDelivery visas. Bara adresser markerade som Avsändare listas.
Inkommande: paketet kommer tillbaka till dig. Adressen du väljer fyller i Mottagare (ditt lager). Bara returprodukter visas (till exempel GLS ShopReturn), och bara adresser markerade som Retur listas.

Fönstret Skapa försändelse på en order skapar alltid en utgående försändelse. För en retur efter leverans öppnar du den skickade försändelsen och klickar på Skapa retursändning. Den här knappen kräver en fraktregel för returer. Se Returer.

När formuläret inte sparas

Om något saknas sparas inte Skapa försändelse. Ett meddelande visar det första problemet. Problem med parterna kan också visas i en ruta Åtgärda det här först.

Formuläret Skapa försändelse som visar Ange en referens och Minst en part krävs — Ett tomt formulär efter klick på Skapa försändelse: ett meddelande, ett fältfel och rutan Åtgärda det här först

Vanliga meddelanden och hur du åtgärdar dem:

Meddelande	Det här gör du
Ange en referens	Fyll i Referens *
Transportör är obligatoriskt / Fraktprodukt är obligatoriskt	Välj en transportör och sedan en fraktprodukt
En avsändare krävs. Lägg till en avsändare under Parter. / En mottagare krävs. Lägg till en mottagare under Parter.	Lägg till båda parterna, eller välj en avsändaradress och lägg till en mottagare
Minst ett paket krävs	Klicka på Lägg till paket och spara paketet
Minst en orderrad krävs	Lägg till en orderrad i paketet (antal 1 eller fler)
Namn är obligatoriskt, Adressrad 1 är obligatoriskt, Postnummer är obligatoriskt eller Ort är obligatoriskt	Komplettera partens adress
Landskoden måste ha 2 tecken	Använd en kod som `DK`, `SE` eller `DE`, inte ”Danmark”
Lägg till en mottagaradress först för att hitta ombud i närheten.	Fyll i mottagaren och välj sedan ett ombud
Inga avsändaradresser än. Lägg till en på fliken Adresser under Inställningar. / Inga transportörer anslutna än	Lägg till en avsändaradress och anslut en transportör

I fönstret Skapa försändelse på en order är knappen Skapa försändelse nedtonad tills adress, transportör och fraktprodukt är angivna (eller en fraktregel används), och tills ett ombud är valt när fraktprodukten kräver ett.

Spara eller skicka (få fraktetiketten)

Det finns ingen separat knapp ”spara som utkast”. Skapa försändelse sparar försändelsen som Väntar. I praktiken är det ditt utkast: du kan fortfarande ändra adresser, transportör, paket och skrivare. Skicka försändelse är ett separat steg. Det skickar försändelsen till transportören, hämtar tillbaka fraktetiketten och skriver ut den om skrivare är inställda.

Skicka försändelse och Skicka order använder ditt transportörskonto, så transportören kan debitera dig. Varje skickad försändelse räknas också mot de försändelser som ingår i din Zippendo-plan. Kontrollera adress, vikt och fraktprodukt innan du skickar. Du kan inte ändra en försändelse på samma sätt när den är Skickat.

En försändelse som väntar med Skicka försändelse högst upp — En försändelse som väntar. Skicka försändelse skickar den till transportören och hämtar fraktetiketten

Öppna försändelsen

Från Visa försändelser, listan Försändelser eller orderns avsnitt Försändelser.

Kontrollera försändelsesidan

Kontrollera parterna, fraktprodukten, paketen och vid behov ombudet. Du kan rätta allt så länge statusen är Väntar, Utkast eller Fel.

Skicka försändelse

Klicka på Skicka försändelse. Om försändelsen har status Fel heter samma knapp Försök skicka igen. När sändningen lyckas ändras statusen till Skickat och fraktetiketten visas under Dokument.

På ordern skickar Skicka order alla försändelser som är redo, på en gång. Nästa steg: Fraktetiketter och utskrift och Spårning.

Efter att du har skapat den

Försändelsen visas under Försändelser. Sök efter den med referens eller spårningsnummer. Om den tillhör en order visas den också i orderns avsnitt Försändelser. Statusar du kommer att se (fullständig lista: Försändelsestatusar):

Status	Betydelse
Utkast	Sparad men inte redo att skickas. Du kan fortfarande ändra och dela den. Nya försändelser från det här formuläret börjar som Väntar, inte Utkast.
Väntar	Skapad men inte skickad än. Klicka på Skicka försändelse.
Bearbetas	Zippendo skickar den till transportören och hämtar fraktetiketten.
Skickat	Skickad till transportören. Paketet kan vara på väg eller levererat.
Delvis skickad	Några paket är skickade, andra inte.
Pausad	Pausad av en automatisering med åtgärden Pausa försändelse. Det finns ingen pausknapp på själva försändelsen.
Fel	Transportören godtog inte försändelsen. Läs felet, rätta uppgifterna och klicka på Försök skicka igen.
Annullerad	Inte längre aktiv. Skapa en ny försändelse för att skicka samma artiklar.

Du är klar när försändelsen finns i listan som Väntar. Utskrift och spårning startar efter Skicka försändelse.

Om något saknas

Ingen adress: på en fristående försändelse väljer du en avsändaradress eller fyller i parterna för hand. Från en order: ordern behöver en leveransadress, och ditt lager måste vara tillagt under Inställningar → Adresser.
Tull: ange Leveransvillkor, och fyll i Ursprungsland och Tulltaxenummer på varje orderrad. Tullhandlingar visas under Dokument efter att du har skickat, när försändelsen behöver dem.
Ombud: fyll i mottagarens fullständiga adress, välj en ombudsprodukt och sedan Välj ombud.
Retur eller utgående: ställ in Typ på Inkommande för en returetikett som du skapar för hand, eller klicka på Skapa retursändning på en skickad utgående försändelse. Se Returer.

Nästa steg

Fraktetiketter och utskrift

Ladda ned, skriv ut eller skriv ut fraktetiketten automatiskt efter att du har skickat.

Spårning

Följ försändelsen efter att den har skickats.

Fraktregler

Låt Zippendo välja transportör och fraktprodukt, så att det räcker med ett klick att skapa från en order.

Försändelsestatusar

Vad varje status betyder och vad du gör härnäst.

Fält för fält: Skicka en försändelse · Försändelsens parter · Välj ett ombud · Tull och dokument

Kom igång

Försändelser och fraktetiketter

Ordrar och orderkanaler

Lager

Automatisering

Konto

Skapa en försändelse

Var du skapar en försändelse

Innan du börjar