So nutzt du den Generator
- Trag die Rechnungsnummer, das Datum und, falls vorhanden, die Bestell- oder PO-Nummer ein.
- Gib den Versender (Exporteur) mit deiner USt-IdNr. oder EORI-Nummer an und den Empfänger mit seiner Steuernummer oder USt-IdNr. Wenn jemand anderes als der Empfänger die Waren importiert, gib auch den Importeur an.
- Wähle den Grund der Ausfuhr, die Lieferbedingungen (Incoterms) und die Währung. Bei DAP zahlt der Empfänger Zölle und Einfuhrumsatzsteuer. Bei DDP zahlst du sie.
- Füge pro Produkt eine Position hinzu: Menge, Einheit, eine genaue Beschreibung, den HS-Code, das Ursprungsland, das Nettogewicht und den Stückwert.
- Ergänze Rabatt, Frachtkosten, Versicherung oder sonstige Kosten, die Anzahl der Packstücke und das Gesamtbruttogewicht.
- Unterschreibe mit deinem Namen, prüfe die Vorschau und klicke auf Drucken oder als PDF speichern. Für ein PDF wähle „Als PDF speichern“ als Drucker.
Schick die Rechnung so, wie dein Versanddienstleister es verlangt. Bring will zwei Exemplare seiner Zollrechnung bei der Sendung, während GLS Denmark die Unterlagen hochgeladen oder per E-Mail haben will, nicht auf das Paket geklebt.
Wann brauchst du eine Handelsrechnung?
Eine Handelsrechnung sagt dem Zoll, was an wen zu welchem Preis und zu welchen Lieferbedingungen verkauft wurde. Du brauchst eine in diesen Fällen:
- Expressdienstleister. DHL Express verlangt bei jeder zollpflichtigen Sendung eine Handels- oder Proformarechnung, getippt statt handschriftlich und vollständig auf Englisch. Expressdienstleister verwenden sie anstelle einer CN22 oder CN23.
- Paketnetze außerhalb des Postsystems. GLS Denmark verlangt bei Paketen nach Norwegen eine Exportrechnung mit der USt-IdNr. des Importeurs sowie Zolltarifnummer, Ursprung, Wert und Gewicht jeder Position.
- Postpakete mit verkauften Waren. Die Hinweise auf der CN23 des UPU fordern Absender auf, für alle kommerziellen Sendungen eine Rechnung beizulegen, und Posti verlangt so viele Rechnungen, wie das Bestimmungsland vorschreibt.
- Verkäufe an Unternehmen. Ist der Käufer ein Unternehmen, steht seine USt-IdNr. auf der Rechnung. In Großbritannien zum Beispiel erlaubt HMRC einem umsatzsteuerlich registrierten Geschäftskunden, die Umsatzsteuer selbst abzuführen, und auf der Rechnung kann „reverse charge: customer to account for VAT to HMRC“ stehen.
- Hohe Werte. Postpakete aus der EU mit einem Wert über EUR 1.000 gelten nicht mehr allein dadurch als zur Ausfuhr angemeldet, dass sie die EU verlassen. Frag deinen Versanddienstleister, wie die Ausfuhranmeldung erfolgt, und halte die Rechnung bereit.
Du versendest per Post über einen Postdienstleister? Dann brauchst du auch eine CN22 oder CN23, die unser kostenloser CN22- und CN23-Generator erstellt. Wann welches Dokument gilt und was in jedes Feld gehört, liest du in unserem Leitfaden zur CN23.
Handelsrechnung oder Proformarechnung?
Eine Proformarechnung wird verwendet, wenn niemand für die Waren bezahlt, etwa bei einem Geschenk, einem Muster, einer Reparatur oder einem Garantieersatz. Sie braucht trotzdem einen echten Wert: GLS Denmark verlangt den Einstandspreis des Artikels und akzeptiert keine 0. Manche Bestimmungsländer wollen selbst für Geschenke eine Handelsrechnung, also frag bei deinem Versanddienstleister nach.
Der Generator betitelt jedes Dokument mit „Commercial invoice“ und druckt den Grund der Ausfuhr, den du gewählt hast, etwa Geschenk oder Muster ohne Handelswert. Wenn dein Versanddienstleister ein Dokument mit dem Titel „Proforma invoice“ verlangt, frag nach, ob dieses akzeptiert wird.
Was du eingibst, bleibt in deinem Browser
Alles, was du eingibst, bleibt in diesem Browser und wird dort für deinen nächsten Besuch gespeichert. Formular leeren löscht es. Nichts, was du eingibst, wird an Zippendo gesendet.
Der Generator füllt die Rechnung für dich aus, aber du bist für deine Angaben verantwortlich. Wenn du dir bei einer Regel unsicher bist, frag bei deinem Versanddienstleister oder beim Zollamt nach.