Waarombestellingenenverzendinginhetzelfdesysteemhoren

Jarenlang was de normale opzet een bestelsysteem hier en een verzendtool daar, met iets ertussen dat regels van het ene naar het andere kopieerde. Soms was dat iets middleware. Vaak was het iemand met een tweede beeldscherm.

We zijn natuurlijk bevooroordeeld. We hebben een platform gebouwd dat beide helften doet. Maar het gaat eigenlijk niet om welke tools je koopt. Het gaat om de naad ertussen.

Wat er in de naad zit

Elke kloof tussen twee systemen verzamelt hetzelfde afval:

• Een bestelling die is verzonden terwijl de webshop nog 'niet verwerkt' zegt, omdat een terugkoppeling mislukte en niemand mislukte terugkoppelingen in de gaten houdt.
• Een trackingnummer dat bestaat aan de kant van de vervoerder en nergens waar de klant erbij kan.
• Een adres dat de webshop heeft gevalideerd en dat de verzendtool daarna anders valideerde.
• Een regel over welke vervoerder welk land bedient, op twee plekken vastgelegd en op één plek bijgewerkt.

Geen van deze dingen is dramatisch. Elk is een kleine handmatige correctie. Het probleem is dat iemand die correctie uitvoert, elke dag weer, en meestal is het de persoon die je daar het minst voor kunt missen.

Wat één systeem werkelijk verandert

Niet veel, als je honderd pakketten per maand verstuurt. Wees daar eerlijk over. Een spreadsheet en een portaal van de vervoerder is op die schaal een prima opzet, en wie je iets anders vertelt, probeert je een abonnement te verkopen.

Het gaat pas tellen wanneer een beslissing naar beide helften tegelijk moet kijken:

• Een verzendregel die de bestelling zelf leest, het gewicht, het land, de waarde en uit welke webshop ze komt, en het verzendproduct kiest zonder dat iemand hoeft te kiezen.
• Een douaneaangifte die wordt ingevuld vanuit de bestelregels, omdat de bestelregels er gewoon zijn.
• Een verzendlabel dat bij het inpakstation wordt geprint zodra de bestelling wordt gescand, omdat de bestelling en de printer in hetzelfde systeem zitten.
• Een retour die al weet wat er wordt teruggestuurd.

Elk van deze werkt alleen als de bestelgegevens en de verzendgegevens dezelfde gegevens zijn. Anders schrijf je lijmcode, en die lijm wordt iets wat je moet onderhouden.

De eerlijke versie

Eén systeem betekent ook één systeem dat plat kan liggen, één leverancier die het mis kan hebben en één migratie waar je later spijt van kunt krijgen. Dat is een echte afweging en we gaan niet doen alsof dat niet zo is.

Wat we wel zouden zeggen, is dit. De naad heeft ook een prijs, en die is onzichtbaar juist omdat hij wordt betaald in kleine correcties door mensen die er allang niet meer over beginnen. Voordat je een kant kiest, vraag degene die je pakketten inpakt wat die elke ochtend met de hand rechtzet. Die lijst is de echte vergelijking.